弗吉尼亚的人事记录披露要求变更

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本月初,弗吉尼亚州法规的变更开始生效,影响了弗吉尼亚州雇主发布员工记录的方式。受该法律影响的记录类型涉及多个人员领域,但我想强调指出,其中包括有关工伤的信息。下面的帖子来自 汉考克·丹尼尔,提供有关修订法规的更多详细信息。请与我或我们的另一人联系 风险顾问 在弗吉尼亚州,有关对工作场所受伤或事故的记录保持最新法律或最佳做法的任何疑问。 


弗吉尼亚州修改人事记录披露要求

从2019年7月1日开始,弗吉尼亚州雇主应书面要求向现任和前任雇员提供某些人事记录。新法律大大扩大了雇员获得人事档案的权利,并对不遵守规定的雇主规定了处罚。 

弗吉尼亚州法规§8.01-413.1的更改

弗吉尼亚州法典第8.01-413.1条目前仅涉及如何传唤人员信息并将其作为诉讼证据提供。 2019年修订的法规增加了一项要求,即雇主必须在书面请求后提供任何格式的记录副本,以反映以下信息:

      •员工的工作日期;
      •员工的工资或薪金;
      •员工的职位描述和职位;和
      •员工在工作过程中遭受的任何伤害。

现任或前任雇员或现任或前任雇员的律师可以提交记录请求。雇主可能会收取复印或提供电子材料的合理费用。 

必须在收到书面请求后的30天内提供记录,但是如果向请求者提供了列出延迟原因的书面通知,则允许将期限延长30天。未能提供要求的记录的雇主可能会被传唤。此外,如果法院裁定雇主无正当理由无意提供所要求的记录或材料费用不合理,则法院可能要求雇主支付雇员的费用和律师费。 

只有在记录中包含雇员的治疗医师或临床心理学家的书面声明,雇主才能保留所要求的记录,即书面证明向雇员提供该雇员的记录很可能会造成人身伤害或危害雇员或他人生命。即使在这些情况下,所要求的记录也必须提供给员工的律师或授权的保险公司。

雇主行动

为避免与弗吉尼亚州法典第8.01-413.1条修正案相关的潜在成本和诉讼,雇主应查看其关于发布员工记录的政策,并确保这些政策符合新要求。此外,雇主应就这些新义务对人力资源人员进行培训。 

经许可重新发布。本通报中包含的信息仅用于一般教育目的。它的理解是作者和汉考克·丹尼尔都没有&Johnson,P.C,正在提供任何法律或其他专业服务。由于许多地区的法律很复杂并且可以快速更改,因此该信息可能不适用于给定的事实情况,并且可能会过时。希望获得法律建议的个人应咨询法律顾问以获取最新和针对特定事实的建议。作者或汉考克·丹尼尔在任何情况下都不会&约翰逊公司对因使用该材料而造成的任何直接,间接或间接损失负责。